domingo, 14 de octubre de 2012

Reflexiones en torno al protocolo, en "Diplomacia Siglo XXI".


 Reproduzco en el blog el artículo que escribí para la revista "Diplomacia siglo XXI", en el que expongo mi opinión acerca de lo que es el protocolo y cómo se debe plantear su estudio.



http://issuu.com/revistadiplomacia/docs/diplo_72__para_web

Un tema recurrente en los medios de comunicación es el referido a los intensos cambios que la sociedad actual está experimentando, siendo las nuevas tecnologías y el vuelco financiero y económico, los principales adalides de ese cambio. En apenas 10 años, hemos transformado de tal manera nuestros hábitos de vida y elementos de relación social y profesional, que a poco que reflexionemos sobre ello, podemos observar la gran distancia que nos separa de los años 90 del pasado siglo.

De la misma forma percibimos cómo se ha asistido a un proceso de renovación de todas las materias científicas y académicas, necesario e imprescindible para la adaptación a los nuevos sistemas de trabajo e investigación impuestos por las nuevas tecnologías. El protocolo no es ajeno a este fenómeno y también se ha visto afectado por esta imperiosa necesidad de transformación.

Antes de señalar cuáles son los elementos que consideramos que recogen las huellas de este cambio, es necesario que partamos de dos premisas de explicación, necesarias para argumentar nuestros planteamientos:

-En primer lugar, debemos distinguir las diferencias entre el protocolo y otras materias que con él se relacionan, pero difieren en una serie de aspectos. A nivel tradicional, podríamos referirnos a la cortesía y al ceremonial; a un nivel más actual, percibimos una confusión frecuente entre el protocolo y materias como la comunicación ,la imagen y la organización de actos.

-En segundo lugar, consideramos imprescindible el siguiente planteamiento: el protocolo ha sufrido una evolución centenaria, pareja a los cambios experimentados por las diferentes formas de estado. Desde este punto de vista, es una materia firmemente asentada en bases administrativas, legislativas e institucionales, que no facilitan los cambios rápidos o coyunturales, sino al contrario, son legitimadas por un proceso de cambio lento, parejo a la evolución institucional.

Partiendo de estas dos premisas, planteamos nuestra hipótesis, que consiste en dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿cómo se puede adaptar el protocolo a los nuevos usos? ¿Puede hacerlo y seguir siendo protocolo?

Adelantando la conclusión, podemos decir que consideramos que el protocolo no puede evolucionar de forma tan rápida y trepidante como la sociedad actual y su organización demanda, pues corre el riesgo de dejar de ser protocolo y convertirse en una simple técnica de organización de eventos, son una función más comercial o publicitaria, que simbólica o institucional.





EL PROTOCOLO EN LA HISTORIA Y SU EVOLUCIÓN CON EL CEREMONIAL Y LA ETIQUETA.

La mayoría de los manuales de protocolo comienzan refiriéndose a la definición que de esta palabra hace el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, ésto es: regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre; de esta forma, queda clara la vinculación de esta disciplina con el ámbito institucional. La palabra se ha formado a partir de la unión de dos términos, uno griego (proto) y otro latino (colo), constituyendo su etimología una clara muestra del carácter funcional de la lengua.

Podemos decir, tomando como referencia a don Francisco López-Nieto, que el protocolo, parte de la diferencia entre las personas, que a lo largo de la vida alcanzan diferentes niveles en los distintos ámbitos de la sociedad (personal, social, profesional...). Precisamente, este carácter “diferente” y, por tanto, el distinto grado de jerarquía derivado de las responsabilidades asumidas respecto al resto de los miembros de la sociedad, fue uno de los rasgos fundamentales aparecidos en los lejanos tiempos del Neolítico (entre 7000 y 3000 a.C.), momento en el que aparece la especialización en el trabajo y, con ella, la división social y la aparición de diferentes categorías.

La evolución hacia una mayor complejidad social derivó en la necesidad por parte de quienes detentaban los puestos de mayor jerarquía, de legitimar esa posición, de ahí que, desde tiempos muy antiguos, el protocolo haya encontrado en el ceremonial el aliado más fiel a la hora de representar el papel que se le había encomendado.

Volviendo a la definición de la Real Academia de la Lengua, ésta define al ceremonial como “lo perteneciente o relativo al uso de las ceremonias, o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne”. El ceremonial, por tanto, también está vinculado estrechamente al ámbito institucional, aunque lo encontramos desarrollado en otros muchos ámbitos (académico, deportivo, religioso, incluso social...) siendo el carácter de solemne el que otorga, en estos casos, la cualidad para que el ceremonial sea considerado como tal.

Por tanto, podemos apreciar de forma muy clara como la sociedad, desde las más antiguas organizaciones humanas, ha utilizado el protocolo y el ceremonial como elementos de comunicación de un mensaje, siendo dos los elementos determinantes de su evolución:

-las normas establecidas por la legislación, que son de obligado cumplimiento;
-las normas aconsejadas por la costumbre, cuyo seguimiento es indicado para evitar quedar en evidencia.

Si partimos de que el protocolo establece las normas a seguir y el ceremonial describe las formalidades de la puesta en escena, aún nos quedan otros dos conceptos que también aparecen estrechamente vinculados a lo largo de la Historia: éstos son la precedencia y la etiqueta.

Retomando la consideración de que el protocolo parte de la diferencia entre las personas, resulta evidente que es necesario establecer el lugar que corresponde a cada una de éstas, para su colocación oportuna en la ceremonia o acto correspondiente; aquí es dónde entra la precedencia, o criterio (establecido por norma legal o por costumbre) que fija la posición y el orden de actuación en función de una clasificación anterior. Este criterio necesita estar determinado por dos anteriores que, en realidad, constituyen el punto de partida para la aplicación del protocolo: el anfitrión (persona o institución que organiza el acto) y la presidencia (persona o institución que asume el máximo honor). Toman ahora el máximo sentido las palabras de don Felio Vilarrubias, cuando destaca que “los protagonistas de los actos son el anfitrión, la presidencia, la precedencia y los invitados”, siendo éstos últimos el último eslabón indispensable para la plena actuación de los anteriores, que necesitan de un público para su actuación.

Podemos decir que la historia del protocolo es la historia de las instituciones; tomando como referencia las palabras del diplomático español don Joaquín Martínez Correcher, es necesario un cambio de la situación política, social o económica de un país para que se produzca un cambio en las normas protocolarias; de esta manera, un recorrido por la historia de los Trastámara en Castilla, los Austrias y los Borbones en España, con una parada especial en las dos repúblicas y la dictadura de Franco, nos señala los aspectos que regulan los cambios protocolarios que a nivel histórico se han desarrollado en nuestro país.

Por tanto, podemos decir que el protocolo no cambia ni se transforma de manera rápida, sino que su evolución obedece a reformas estructurales (cambio de régimen y de instituciones), completadas con la aprobación de sucesivas normas legales que contribuyan a ampliar, modificar o reformar la situación preexistente.



FORMAS ACTUALES DE APLICAR EL PROTOCOLO: IMAGEN, COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ACTOS O EVENTOS

Sin embargo, debemos reconocer un hecho incuestionable: el estado y las instituciones que lo representan han modificado su forma de comunicarse con la sociedad. En España, la transición democrática y la incorporación de S.M. Juan Carlos I al cargo de jefe del estado, propiciaron un proceso de apertura a la sociedad, de transparencia gradual en las formas y acercamiento al pueblo, quizá como reflejo del sistema democrático sobre el que se asientan las instituciones. Además de la naturaleza política de estas transformaciones, el papel cada vez más relevante de los medios de comunicación es el que ha propiciado esta cercanía y sustitución de la tradicional “rigidez protocolaria”, por una visión más cercana y popular de las instituciones, de cuya renovación hemos sido testigos, en directo, gracias al papel asumido por los citados medios. Así ha sido desde la toma de investidura de actual monarca hasta cualquiera de los actos protocolarios con los que se procede a la renovación de los cargos políticos, esencia misma de la naturaleza democrática de nuestras instituciones.

Es por ello por lo que nuevos conceptos han ido apareciendo, en relación al protocolo. Aunque sigamos considerando válida la definición aportada por la RAE, creemos que además de los términos antes señalados (ceremonial, etiqueta, precedencias), han ido tomando protagonismo otros, cuya estrecha vinculación con el protocolo vamos a explicar en las siguientes líneas, a fín de darles el lugar que les corresponde, que no es el de la sustitución de esta materia, sino la de un necesario complemento: la imagen, la comunicación y la organización de actos son los conceptos a los que nos estamos refiriendo. Vamos a analizarlos desde el punto de vista del protocolo institucional, sin perder de vista su estrecha vinculación con los otros ámbitos anteriormente citados (empresa, instituciones, Iglesia...).


La RAE define imagen (en su acepción de pública) como “Conjunto de rasgos que caracterizan ante la sociedad a una persona o entidad”. Por tanto, se trataría de la representación que el ciudadano adquiere tras la difusión a través de los medios de su persona, actividades o institución a la que representa. Dos son los elementos respecto a la imagen, que nos interesan en relación al protocolo:

a) la imagen de la persona, que podríamos identificar con la tradicional “etiqueta” (forma de acudir vestidos a un acto, en función del tipo, horario y estación). Una imagen que, obviamente, no está formada sólo por la indumentaria, sino en la que adquiere un papel esencial la comunicación no verbal y la verbal;

b) la imagen de la institución, que a su vez, puede ser identificada con el programa de “relaciones públicas” (encaminado a conseguir la credibilidad y confianza de los destinatarios del programa de comunicación) y con el programa de desarrollo de la imagen corporativa (logo, tipo de letra, colores empleados)

Partiendo de que el protocolo tiene su esencia en la puesta en escena de una institución... con la plasmación ordenada de sus representantes, según un orden de precedencia determinado, huelga decir la importancia de la imagen a este respecto, pues, indudablemente, la imagen que capte el observador (a quien va dirigida la escena) será determinante para la transmisión de los valores y principios que a la institución le interese transmitir. El vestuario elegido, las palabras seleccionadas en las intervenciones, los colores predominantes en el escenario, los símbolos que adornen la puesta en escena... serán las señales que el espectador capte, tanto de forma directa como subliminal.


El segundo concepto que vamos a analizar, en este sentido, es el de la comunicación, término definido como “acción y efecto de comunicar” y que, por tanto, tiene un significado muy amplio. Es éste un proceso que consiste, básicamente, en el intercambio recíproco de información entre un emisor y un receptor, y que en relación al campo que estamos estudiando, tiene sentido en cuanto al mensaje que se desea transmitir. Un protocolo bien empleado, debe contribuir a que el mensaje que se genera sea el deseado por la institución correspondiente, de forma que constituya no sólo un instrumento de propagación de un mensaje, sino incluso, el mensaje mismo. La comunicación, en sí misma, engloba todos los aspectos antes reseñados respecto a la imagen, incorporando otro concepto que en el campo del protocolo es fundamental: la respuesta, la reacción del destinatario, el grado de aceptación o reconocimiento de los mensajes emitidos por la institución responsable del protocolo correspondiente.

La comunicación en relación al protocolo, tiene su plena expresión en lo que se conoce como “comunicación política”, que fue definida por Jacques Gerstlé, como “el conjunto de técnicas y procedimientos a la disposición de los actores políticos, gobernantes sobre todo, para seducir, gestionar y presionar a la opinión”. Es, por tanto, una disciplina de difícil definición, no sólo por su profunda interdisciplinariedad (comprende ciencia política, sociología de la comunicación, psicología social, ciencias del lenguaje y otras disciplinas), sino por constituír el resultado de la interacción de diferentes actores de la polis, que básicamente son el sistema político, los medios de comunicación y el ciudadano, objetivo de los dos primeros y protagonista de todo el proceso. La interdependencia con el protocolo es obvio, pues éste, bien dirigido, se puede convertir en un elemento de propaganda de valor incalculable.

El tercer concepto es fundamental, pues es el que pone las herramientas necesarias para que todo ello se pueda desarrollar: las técnicas de organización de actos o eventos. Aquellos cambios aparecidos en el neolítico, a los que nos referíamos en las primeras líneas de este artículo, tienen su plasmación en el desarrollo de un acto, de una ceremonia, que sirva de representación de las diferentes categorías, jerarquías y roles de los representantes de una comunidad. Por tanto, el protocolo se sirve del ceremonial (como hemos explicado anteriormente) para la puesta en escena de actos caracterizados por la solemnidad, y por estas técnicas de organización, para la representación de una gran variedad de actos (ceremoniosos o no) en los que partiendo del papel preponderante del anfitrión (representante de la institución que organiza y que por tanto, tiene la responsabilidad en la transmisión de la imagen), se asignará un papel destacado a quien ostente la máxima autoridad (presidencia), marcando los lugares correspondientes a otros cargos en función de su relación con el acto (precedencias) y, sobre todo, buscando el efecto deseado entre el sector para quien está diseñado el programa (los invitados).

De esta manera, el protocolo constituye un instrumento de gran valor en las técnicas de organización de actos, pero éstas en sí mismas, no constituyen el protocolo. A partir de este punto, entran en juego una serie de factores indispensables para que todas las premisas antes citadas se cumplan, como son: la relación con los medios de comunicación (notas de prensa, ruedas de prensa, apariciones en medios); la logística ( medios y métodos para la organización de un servicio), la seguridad (entendida no sólo como protección frente a posibles ataques, sino sobre todo, como minimización de riesgos), el apoyo de diversos elementos (auxiliares de protocolo, sanidad, transporte, limpieza).... y una larga lista que no es necesario pormenorizar. Decimos que en sí mismos, no constituyen protocolo, sino que éste es un elemento más a señalar. Según el tipo de acto que valoremos, uno será un instrumento del otro.


ASPECTOS QUE DENOTAN UN CAMBIO EN EL PROTOCOLO.

La sociedad actual, de marcado carácter multidisciplinar, está asistiendo a un cambio histórico en directo. Las instituciones también se ven afectadas por este cambio, siendo el aspecto más evidente la transformación de su imagen que perciben los ciudadanos. Las instituciones se acercan a la sociedad (jornadas abiertas con visitas guiadas a las sedes, actos difundidos a través de los medios de comunicación, relajación en las formas, pérdida de solemnidad en las ceremonias) y sus representantes se convierten en personas más accesibles. Estos rasgos pueden ser observados tanto en cuanto a la jefatura del Estado, como respecto a los tres niveles de la Administración (local, autonómica y central) y pueden ser interpretados como el efecto de la progresiva democratización de la sociedad.

Son múltiples los ejemplos que podemos sacar a colación y variados los que se encuentran en la red al respecto. Ciñéndonos al protocolo oficial o institucional, hemos escogido como muestra de los profundos cambios sociales y su repercusión en el protocolo la relajación en el uso de los símbolos y los tratamientos, la simplificación de ceremonias y el descuido en el seguimiento de las normas de etiqueta.


La relajación en el uso de los símbolos y los tratamientos

Los símbolos institucionales (bandera, escudo, himnos) son un elemento consustancial al protocolo. Como agentes identificadores de una institución, nos ilustran acerca de la historia de la misma, su esencia y significado. Sin embargo, y a causa fundamentalmente de un abuso durante el anterior régimen, los españoles mostramos en general poco afecto hacia ellos y una escasa identificación con las formas, colores o composiciones que los integran.

El uso de los símbolos está regulado por normas legales:

*Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas,
*Real Decreto 2.964/1981, de 18 de diciembre, por el que se hace público el modelo oficial del escudo de España,
  • Real Decreto 1.560/1997, de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional

además de otra normativa complementaria, que tiene en la administración autonómica y local su desarrollo particular. Las normas legales, como tal, son de obligado cumplimiento, incurriendo en posibilidad de sanción aquellas personas que no cumplan con lo establecido al respecto.

A pesar de ello, son variados los ejemplos no sólo de incumplimientos de las normas que rigen su colocación y ordenación, sino incluso de actos que suponen un ultraje a los símbolos: no hay más que recordar aquellos en los que se ha procedido a su destrucción. Ha sido muchas las voces alzadas contra este tipo de despropósitos, que a decir verdad, no han conseguido mucho más que la remoción de las conciencias que consideran a los símbolos como representación de una comunidad y sus instituciones, otorgándoles un carácter de aglutinante, más que de elemento diferenciador.

Además del incumplimiento de las normas, debemos hacer notar un uso cada vez más insistente de los logos institucionales encargados por las Administraciones. Si bien su diseño y utilización responde a una lógica clara (las instituciones ejercen como patrocinadores de muchos actos o eventos en los que no procede colocar el símbolo legal correspondiente), algunos profesionales han dado la voz de alarma al respecto, avisando sobre el efecto que, a medio plazo, puede tener el uso cada vez más insistente de los logos, en detrimento del de los símbolos que, por tanto, dejan de ser reconocidos por la sociedad y pierden su carácter identificador.

En el caso de los tratamientos, podemos observar un hecho similar. El tratamiento es un título de cortesía dado a una persona, en virtud de unos méritos. Los tratamientos son de varios tipos, siendo los más extendidos los motivados por la incorporación a cargos políticos. De esta manera, cuando una persona accede al cargo de presidente de una Comunidad Autónoma, asume el tratamiento de “Excelentísimo”, que es el que corresponde al cargo. Sin embargo, no existe una normativa clara que indique la posibilidad o no de usarlos vitaliciamente, considerándose que sólo los altos cargos (Presidente del Gobierno, Ministros, Secretarios de Estado, Presidente de Comunidad Autónoma, etc) pueden usarlos de manera vitalicia. El “Código del Buen Gobierno” aprobado en julio de 2005, siendo presidente don José Luis Rodríguez Zapatero, regulaba la eliminación de los tratamientos para los altos cargos del gobierno de la nación, dándose la paradoja de que ningún gobierno de la Administración autonómica local adoptó una norma similar. Sin embargo, combinado este hecho con la omisión de la citación de los tratamientos en la mayoría de los actos (para dar fluídez a las presentaciones) y la supresión total en el lenguaje verbal (salvo en el caso de los tratamientos “excepcionales” de la Familia Real), podemos colegir una tendencia clara a la eliminación del uso de los tratamientos, en el contexto oficial.


La simplificación de las ceremonias

La nómina de ceremonias que se celebran en el contexto del protocolo oficial o institucional, abarca desde ceremonias sencillas, como la toma de posesión de cualquier cargo publico, hasta otras más solemnes y ceremoniosas, como puede ser una entrega del Premio Cervantes, presentación de cartas credenciales, etc. Las ceremonias siguen siendo las depositarias de las formas más tradicionales del protocolo, aquellas en las que se puede interpretar de manera clara un mensaje, se puede distinguir los diferentes intervinientes y su responsabilidad y se considera el acto en sí como una “puesta en escena” de la institución, dirigida a ensalzar el papel de quien organiza y preside.

Sin embargo, sí se aprecia una tendencia a una cierta “relajación”, en base a tres criterios diferentes (que consideramos normales en el proceso de evolución e, incluso, favorecedores en la adaptación del protocolo a los nuevos tiempos):

*el gestual: los intervinientes asumen una postura menos hiératica o formal;
*la etiqueta: se “saltan” determinadas normas, hasta hacerlas costumbre;
*el escenario: se persigue un efecto minimalista, en el que prime la sencillez y cobre mayor fuerza la imagen (incluso subliminal).

La relajación gestual es consustancial a la relajación en las formas que caracteriza a la sociedad actual; sin llegar a interpretar sus causas o efectos, sí consideramos que hay momentos en los que procede una mayor contención (que no hieratismo), que exprese la integración del “actor” (autoridad participante en el acto protocolario) en una escena determinada por el ceremonial correspondiente. Cómo hemos señalado antes, éste necesita de una solemnidad. La expresión “romper el protocolo” es la mejor alusión a esos momentos en los que se “rompe”, en pequeña o gran medida, el ceremonial programado. Su carácter debe ser extraordinario, pues si se convierte en frecuente, el acto deja de ser protocolario.

Los cambios en las normas de etiqueta

Este aspecto es muy interesante a considerar, teniendo en cuenta que algunos elementos de este cambio, pueden responder más a criterios de desconocimiento o ignorancia sobre el tema, que a un proceso de simplificación de la imagen.

Ya hemos señalado que las normas de etiqueta rigen la forma de acudir vestidos a un acto; las normas son variadas y dependerán, lógicamente, de la institución de la que emana el acto que se va a celebrar. Desde un punto de vista de la indumentaria civil, son tres los trajes de etiqueta que pueden ir marcados en actos organizados en el contexto del protocolo oficial:

  • el frac y vestido largo, para ceremonias muy solemnes;
  • el smoking y vestido cóctel, para actos de índole festiva;
  • el chaqué y vestido corto, para ceremonias celebradas hasta la tarde, de carácter menos solemne que las primeras.

La forma, colores y complementos de cada uno de los tipos de vestuario, está marcado por unas normas reguladas por la tradición o costumbre (con influjo de la moda de cada momento), más que por las normas legales, que en este caso no determinan ningún aspecto.

Sin embargo, sí debemos tener en cuenta un elemento, de gran vinculación con el protocolo oficial y en estrecha relación con los trajes de etiqueta, que es el de las condecoraciones. Las condecoraciones son señales (en forma de collar, banda, cruz, venera e insignia) que las diferentes órdenes de mérito (civiles o militares) otorgan a personas en razón de sus méritos. No es el momento de enumerar la larga lista de órdenes ni de comentar las reglas que determinan su concesión, pero sí debemos señalar que, a día de hoy, constituyen la justificación más clara de la conveniencia de seguir utilizando los trajes de etiqueta, pues las condecoraciones pueden ser lucidas según con qué trajes: por ejemplo, el chaqué (tradicionalmente, vestuario de día para ceremonias sencillas), sólo admite miniaturas (hasta el número de cuatro). En este sentido, son cada vez más frecuentes las ocasiones en las que se intenta romper con las normas tradicionales al uso (reclamación de algunos diputados de las Cortes sobre la conveniencia de eliminar el uso de la corbata, uso de pantalones por ministras con ocasión de ceremonias solemnes, etc) contribuyendo a la desvirtuación del carácter solemne del acto de que se trate.


Concluímos recordando que el proceso de renovación del protocolo es consustancial a su devenir en el tiempo, no es excepcional, sino que ha ocurrido a lo largo de la Historia. Sin embargo, es conveniente que nos detengamos a pensar cómo puede influír en la propia disciplina y el peligro que está corriendo ésta, hasta el punto de dejar de ser ella misma. No se trata, simplemente, de “democratizar el protocolo” (que ya está democratizado desde la aprobación del RD 2099/83 y su aplicación correspondiente) ni tampoco de caer en el error de asimilarlo a las técnicas de organización de eventos (imprescindibles en la sociedad actual y muy necesarias para la empresa y resto de instituciones). El camino acertado, desde nuestro punto de vista, iría encaminado a la construcción de una imagen que, partiendo del simbolismo bien utilizado y un cuidado extremo de las formas y el decoro, fuera capaz de expresar el mensaje que necesite transmitir la institución, con limpieza, sencillez e inteligencia, huyendo de la zafiedad de los mensajes obvios y tratando al ciudadano como a un ser inteligente, formado y culto, conocedor del significado de los símbolos, de la historia y tradiciones de su país y capaz de interpretar las señales emitidas por el jefe del estado y las instituciones, ajeno a las manipulaciones que grupos de intereses (mediáticos, políticos, sociales) pudieran ejercer al respecto. Un protocolo que manifieste lo que realmente debe ser: un elemento de comunicación entre el estado y los ciudadanos, en forma de mensaje directo y no manipulable por terceros.

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